展示会出展にかかる費用の内訳と相場は?質はそのまま、コストの抑え方を解説!

展示会出展は、企業の製品やサービスを広く知ってもらい、新たな顧客を獲得するための重要な機会です。しかし、出展には様々な費用がかかります。本記事では、展示会出展にかかる費用の全体像から具体的な内訳、さらには費用を抑えつつ効果を最大化する方法まで詳しく解説していきます。



展示会出展にかかる費用の全体像

展示会出展には、小間料やブース設営費、集客にかかる費用、人件費など、様々な費用が発生します。これらの費用は展示会の規模や種類、出展内容によって大きく変動しますが、全体として数百万円規模になることも少なくありません。

費用を計画的に管理し、費用対効果を最大化するためには、まずかかる費用の内訳を正確に把握することが重要です。

展示会出展の主な費用項目

展示会出展における主な費用項目を以下にまとめました。各項目を理解することで、より具体的な予算計画を立てることが可能です。

出展スペースの利用料金

展示会の規模や期間、小間数によって大きく変動する経費です。

ブース設営・装飾費

デザイン費、設営工事費、レンタル備品費など来場者の目を引くブースを作るための費用がかかります。

集客のための費用

事前の告知活動や当日配布するノベルティ、チラシなどの制作費が必要です。

人件費と運営費

スタッフの人件費や遠方からの出展の場合の交通費、宿泊費なども発生します。

リアル展示会とオンライン展示会の比較

近年、リアル展示会に加えてオンライン展示会も開催されるようになり、それぞれの特徴と費用を比較検討することが重要です。

リアル展示会の特徴

・来場者が実際に製品やサービスに触れることができます。

・顧客と対面で深い関係を築けるというメリットがあります。

・会場費やブース設営費、人件費、交通費など、多岐にわたる費用がかかります。

オンライン展示会の特徴

・物理的な制約がなく、より多くの人にアプローチできる可能性があります。

・会場費や設営費を抑えられる場合が多いです。

・プラットフォーム利用料やコンテンツ制作費、集客のための広告費などが発生します。

どちらの形式を選ぶかは、出展の目的やターゲット層、予算などを総合的に考慮して決定する必要があります。

各費用項目の詳細と相場

展示会出展にかかる費用には、目安となる相場が存在します。これらの相場を理解することで、より現実的な予算計画を立てることが可能となります。以下では、主要な費用項目の詳細と一般的な相場について説明します。

出展スペースの料金

展示会の出展スペースにかかる料金は、展示会の規模や開催場所、借りるスペースの広さ(小間数)によって異なります。一般的に、1小間(約3m×3m)あたり数十万円から百万円以上になることが多いです。地方の小規模な展示会や早期申し込みによる割引制度を利用することで、費用を抑えることが可能です。有料のオプションサービス(電源やインターネット回線など)の費用も別途発生するため、事前に確認しておきましょう。

ブースの設営と装飾にかかる費用

ブースの設営と装飾にかかる費用は出展料に次いで大きな割合を占めます。専門業者に依頼する場合、1小間あたり数十万円から百万円以上が相場です。これには、壁面や床面の工事、照明設備、レンタル什器の費用が含まれます。制作を内製化することでコスト削減も可能ですが、魅力的なブースを作り上げるためには、専門業者の利用が効果的です。イベントコンパニオンやナレーターを依頼する場合も別途人件費が必要です。

集客のための費用

展示会に出展する際、効果的な集客施策を講じるための費用も必要です。具体的な施策としては、既存顧客への招待状送付、業界誌への広告掲載、SNSでの告知、プレスリリースの配信などがあります。来場者誘導のためのチラシ配布やノベルティ制作も集客費用に含まれます。ターゲット層を明確にし、費用対効果の高い施策を選択することが重要です。

人件費と交通費、宿泊費

展示会当日のブース運営にはスタッフの人件費がかかります。自社の社員が対応する場合でも残業代が発生しますし、外部からイベントスタッフを依頼する場合も委託費用が必要です。また、展示会場が遠方である場合は、スタッフの交通費や宿泊費も発生します。これらの費用は展示会の総費用の10%〜20%程度を占めることが一般的です。事前にスタッフの配置計画を立て、交通手段や宿泊施設を早期予約することで、費用を抑えることが可能です。

その他かかる費用

展示会出展には、その他にも多様な費用がかかることがあります。例えば、展示物の輸送費や保管費用、インターネット回線や電気使用量に応じた費用などです。予期せぬトラブルに対応するための予備費や、懇親会などの交流イベントにかかる費用も考慮に入れておくことが重要です。事前に可能な限り洗い出し、予算に含めておくことで、予期せぬ出費を防ぐことができます。

展示会出展の費用を抑える方法

展示会出展にはまとまった予算が必要となりますが、いくつかの方法を工夫することで費用を抑えることが可能です。効果を維持しながらコストを最適化する視点が重要です。

各種割引制度の活用

多くの展示会では、早期申し込み割引や複数小間割引などの割引制度を設けています。早期に出展を決定し、申し込むことで出展料の10%〜20%程度の割引が適用されるケースがあります。

ブースの工夫によるコスト削減

主催者側が提供するパッケージブースを利用することで設営費用を抑えましょう。シンプルながらも目を引くデザインを心がけることでコストを削減できます。

内製化による費用削減

ブースで使用するパネルやポスターのデザインや制作を自社で行ったり、展示製品の輸送を自社で行うことで費用を抑えられます。

複数回出展のメリット

同じ展示会に複数回出展することで、制作したブースの部材や装飾品を繰り返し使用でき、設営・装飾にかかる費用を抑えられます。

補助金・助成金の活用と最適化戦略

補助金・助成金制度の活用

展示会出展にかかる費用に対して、国や地方自治体などが設けている補助金や助成金制度を活用することも効果的です。

  • 小規模事業者持続化補助金
  • ものづくり補助金
  • 各自治体の展示会出展支援補助金

補助金の活用には申請手続きが必要で、要件を満たす必要があります。募集期間や予算上限があるため、早めに情報を収集し、計画的に申請準備を進めることが重要です。


⚫︎計画段階

計画段階補助金の調査と申請準備を行います。展示会選定と並行して進めることが重要です。

⚫︎申請段階

必要書類を揃えて申請を行います。締切に余裕を持って準備しましょう。

⚫︎出展段階

承認された計画に基づいて展示会出展を実施します。

⚫︎報告段階

出展結果の報告と補助金の精算手続きを行います。

展示会出展で成功するためのポイント

展示会出展を成功させるためには、単に費用をかけるだけではなく、明確な目的意識を持ち、費用対効果を意識した計画と実行が重要です。

出展目的の明確化

何のために出展するのかという目的を明確にすることが最も重要です。新製品の認知度向上、新規顧客の獲得、既存顧客との関係強化など、具体的な目的を設定しましょう。

自社に合った展示会の選択

ターゲットとする顧客層が多く来場する展示会や、自社の製品・サービスとの関連性が高いテーマの展示会を選ぶことで、効率的な集客と質の高い商談につながります。

費用対効果の意識

投じた費用に対してどれだけの成果が得られたのか、つまり費用対効果を常に意識することが重要です。「得られた利益や効果 ÷ 出展にかかった総費用」で算出します。

展示会後のフォローアップ

展示会で獲得した名刺やアンケートデータに対して、迅速かつ丁寧なフォローアップを行うことで、商談や受注につなげることが可能です。

近年、「Live!アンケート」のようなデジタルツールの活用も進んでいます。リアルタイムでの投票やQ&A、クイズ機能などを備えており、参加者のエンゲージメントを高めることができます。このようなツールを活用することで、手作業によるデータ入力の手間を省き、迅速な情報共有や顧客へのアプローチが可能になります。

Live!アンケートについて