今回のインタビューは昨年2018年12月に行った某外資企業様のインハウスイベントでeventosを導入頂いた記事のご紹介となります。

毎年インハウスイベントを行っているクライアント様ですが、毎年受付で時間がかかってしまう点と、更にはイベント運営者からの一方的な情報発信を行うのみで、参加者からの情報発信ができない点などが懸念となっており、eventosを使用する事で上記の課題を解決した事例のご紹介となります。

インタビューに関しましては、クライアント様にeventosをご紹介頂いたMPI Japan Chapter ーの山本牧子様にお話をお聞きしました。

インタビュイー

＜山本様プロフィール＞
京都 新･都ホテルの宿泊部門に5年間勤務後、フォーシーズンズホテル椿山荘にて料飲部門、国際セールスを担当、フォーシーズンズホテル＆リゾート勤務を経て、2000年からバンクオブアメリカ・メリルリンチのミーティングプランナーとして勤務。

2017年（株）Finesse Hospitality Management を設立。イベントプランニングやコンサルティング、ユニークベニューの開発支援等を手掛けている。

ホテルサプライヤーとして、また企業のミーティングプランナーとしても豊富な経験と実績を持ち合わせており、両方の業務を熟知したきめ細やかかつグローバルな視点を持ったイベントプランニングに定評がある。

これまでに携わってきたMICE案件は大小合わせて800件を超える。同時にMICE関連の勉強会や交流会、講演なども積極的に行っている。



東京都MICE連携推進協議会委員、
観光庁MICEブランディング検討委員会委員等を歴任。


2016年 内閣府クールジャパン地域プロデューサー就任MPI Chair’s Award受賞2017年 観光庁長官表彰受賞 

eventosを導入して「成功」した点

・QRコードによるスピーディーな受付の実現

・資料のペーパーレスによるコスト削減

・イベントアンケート回答率５％向上

課題は「来場の混雑」と「インタラクティブの不足」

高瀬「本日は宜しくお願い致します。まずは今回eventosをご導入頂いたインハウスイベントはどのようなイベントだったのかをお聞かせ頂けますか？」

山本様「クライアントの外資系企業様で、期首である12月に1年間の事業計画や目標発表を行うインハウスイベントがありまして、日本全国のリーダーが集まり総勢600人規模のイベントとなります」

高瀬「なかなか壮大な規模のインハンスイベントですね。毎年行われているのですか？」

山本様「そうです。毎年行われております」

三輪「そのイベントにおいて、これまでアプリ等のツールを利用して開催は行っていたのですか？」

山本様「特には行っておりませんでした」

高瀬「その運営方法で”課題”があって今回eventosを採用して頂いたと思うのですが、その課題部分をお聞かせ頂けますでしょうか」

山本様「課題としては大きく２つございました。１つは”受付対応の手間”です。先程お話した通り全国から600人ほど集まるのですが、アナログな受付対応を行っておりました。そのためかなり長蛇の列が出来て時間を要してしまっておりまして、更には受付用スタッフを雇うことで人件費も発生しておりましのたで、こちらを解消したいと考えておりました」

高瀬「確かに大規模イベントの課題ですね・・・そして２つ目の課題はどのような内容だったのでしょうか」

山本様「２つ目の課題は”インタラクティブ性の不足”といった所でしょうか。具体的にはセミナー完了後に日本人は照れがあって積極的に挙手をして質問などを行わないじゃないですか？そうした部分でアプリなどのツールを利用して一方的ではなく双方でコミュニケーションが取れるようなツールがあれば良いと考え、実際に何社かのアプリを見て検討しておりました」

高瀬「その中でeventosを知っていただいた切っ掛けは何だったのでしょう？」

山本様「とあるイベントで元々顔見知りだった御社の岡さん（eventos事業部長）に偶然お会いした際に、上記の相談をしたところ”ウチのeventosなら実現できますよ！”とその場で紹介いただいたんです。かなり熱血営業で（笑）」

高瀬・三輪「笑」

山本様「他社様のアプリも検討していたのですが、そちらは海外のアプリでしたのでやり取りもメールベースでしたので、当日の運営などで何かあった際などの対応も不安でした。やはり顔の見える営業担当の方がいて”安心”して使えるアプリが良いと思っていたので、そういったサポートが充実している点も、eventosは魅力的でしたね」

高瀬「ありがとうございます。その中での”決め手”となる部分は何だったのでしょうか？」

山本様「実績も大きかったですね。eventosを調べてみたところBACKSTAGEなどの大型イベントでも導入した過去の実績もございましたのでお願いしようかと考えました。あとはホームページでイベント導入実績No.1とも書いてましたので（笑）」

事前の課題をeventosで解消

三輪「そうしてeventosの導入をしていただき、機能としては”QRコードを利用した受付管理”、”セミナー中におけるリアルタイムアンケート実施”、”PUSH通知”、”冊子などレジュメの電子化”などを搭載したアプリを開発させて頂きました」

高瀬「実際に導入してみて、イベント当日かつての懸念であった”受付の混雑”は解消できましたのでしょうか？」

山本様「はい、想定していたよりもスピーディーな受付をすることができました。行列もほとんどできませんでしたし、QRコードの読み取りが上手くいかないのではないかと言う懸念も当初はありましたが、全然そんなこともなく杞憂に終わりました。結果として大成功でしたね」

高瀬「ありがとうございます。それは良かったです」

山本様「他にもガラケーユーザーはどうしようかと言う懸念もあったのですが、その心配もありませんでしたね。結構この機会にスマホに買い替えて頂いたみたいで（笑）」

三輪「それは良いきっかけになりましたね（笑）」

山本様「来場者のデジタル管理（誰が受付を済ませたかなどの情報管理）もできたので、受付に関してはとても良かったですね。この機能はスタンダードプランに入れるべきです（笑）」

三輪「社内で検討します（笑）」

高瀬「今回のアプリでは受付以外にもアプリを導入することで何か”メリット”はございましたでしょうか」

山本様「当日のレジュメなどもペーパーレスにできたのも良かったです。環境にも優しいですし、コスト削減にもつながりましたので」

高瀬「確かに600名の方に向けた印刷物ともなるとかなりのボリュームになってしまいますからね」

山本様「あとは何と言ってもスマホでいつでも情報を見ることができるのが良かったですね。これまでは運営側がメールを送っていたので、会社のメール環境がなければその内容を確認できなかったりしたのですが、アプリであればメールやネット環境に左右されずいつでも見られるので、どこでもチェックできると言うのは大きかったですね」

イベントのアンケート回答率5％上昇

高瀬「お褒めの言葉ばかり頂いて非常に嬉しいのですが…逆に”もっとこうして欲しかった”という部分はございましたか？」

山本様「もっと来場者同士でコミュニケーションが取れる機能があれば尚良かったですね。例えば対象者同士でフォトコンテストのような形で投稿した写真を共有するなどのSNS的な使い方ができれば、よりインタラクティブの充実に繋がったかも知れません。あとはチャット機能があれば尚良かったですね」

三輪「チャット機能に関しましては最新のeventosでは標準搭載されている機能となっております」

山本様「参加者が事前に”参加予定です”と登録などもできれば良いかもしれませんね。そうして事前登録したユーザーが入場受付のタイミングで”あなたはどこの席です”みたいな案内が出たらユーザーも嬉しいですね」

高瀬「ありがとうございます。それらを踏まえた上で、今回のアプリの満足度は100点満点で何点でしょう？」

山本様「そうですね、90点でしょうか」

高瀬「高評価ありがとうございます。参考までにマイナス10点の部分をお聞かせ頂けますか？」

山本様「受付機能がスタンダードプランに含まれていないところですね（笑）あとは全体的にカスタマイズの料金形態が若干フワフワしていたので、そこがもう少し明確化していれば良いと思います」

三輪「貴重なご意見ありがとうございます。参考とさせていただきます」

山本様「今回のイベントのアンケート回答率が前回と比較して38％から43％に5％上がった事は良かったです。あと、イベントアプリに対する満足度は94％でした」

高瀬「ありがとうございます。高評価頂けて光栄です。今年の12月にも再度同様のイベントがありますが、そこでの導入もご検討頂けますか？」

山本様「可能性は十分にあると思います。ちなみに今回ベースを作ったので、費用はその分ディスカウントできるのですか？（笑）」

高瀬「岡に相談します（笑）」

三輪「また山本様は多くのイベントにおいてイベントマネジメントを行っておられますので、もしeventosを紹介できる機会があれば是非お願いします」

山本様「そうですね、是非機会があれば紹介させて頂きます」

高瀬「引き続き宜しくお願い致します。本日はお忙しい中誠にありがとうございました」

山本さま、お忙しい中ありがとうございました！

　右：広報戦略本部 部長　  ：高瀬
　中：MPI Japan Chapter ：山本様
　左：eventosディレクター：三輪