イベント管理システムのおすすめ比較！選び方と特徴を解説

本記事では、イベント管理システムのおすすめツールを比較し、それぞれの特徴や選び方について詳しく解説します。無料トライアルやお試しで利用できるサービスもご紹介するので、自社のイベント規模や目的に合った最適なシステムを見つける参考にしてください。イベント運営の効率化や成功に繋がるシステム導入の一助となれば幸いです。

イベント管理システムについて

イベント管理システムとは、セミナーや展示会といった様々なイベントの運用・管理を効率化するためのツールです。イベントの企画段階から準備、運営、そして事後フォローまで、一連の業務プロセスを一元管理できます。Webページの作成、参加者との連絡、当日の受付といった多様なタスクに対応しており、手作業によるミスを減らし、作業時間の短縮にも繋がります。また、参加者データの管理や分析機能を持つシステムもあり、イベントの効果測定や改善に役立てることが可能です。

イベント管理システムの機能

イベント管理システムには、イベント運営に関わる様々な業務を効率化する機能が搭載されています。以下では、主な機能を解説します。

イベント告知と集客

オンラインでのイベント宣伝や集客活動をサポートします。イベント専用のWebページを簡単に作成できるため、SNSやメールを通じて多くの人にイベント情報を素早く伝えることが可能です。

参加申し込みの受付

参加者の申し込みをオンラインで受け付け、自動的に情報をシステム内に取り込む機能があります。これにより、手作業での入力ミスを防ぎ、迅速な対応が可能になります。

参加者情報の管理

参加者の基本情報や参加履歴を一元管理します。これにより、イベント参加者に対するきめ細やかなフォローアップが可能になり、次回以降のイベントにも活用できます。

当日の受付

QRコードやバーコードを利用したスムーズな受付処理が可能です。事前に登録された情報を基に、迅速かつ正確に参加者をチェックインさせることができます。

チケット販売と決済

有料イベントの場合、オンラインでのチケット販売や決済にも対応しています。クレジットカード決済や電子マネーなど、複数の支払い方法を利用できるシステムが多くあります。

フォローアップ

イベント後のフォローアップに役立つメール配信機能やアンケート機能を備えています。これらを活用することで、参加者の満足度を把握し、次回イベントへの改善点を見出すことができます。

データ分析とレポート

参加者の行動データ収集や分析機能があり、次回のイベント企画やマーケティングに活用できるデータを提供します。参加者の属性や行動パターンを分析することで、より効果的な施策が打てます。

オンラインイベント対応

一部のシステムは、オンラインイベントに対応した配信機能を持っています。ウェビナーやライブ配信を行う際にも対応可能です。

イベント管理システムは、イベント運営の効率化や成功に不可欠なツールです。無料トライアルを活用し、自社のイベントに最適なシステムを見つけましょう。

イベント管理システム導入の利点

イベント管理システムを導入することで、イベント運営に関わる様々な業務を効率化し、コスト削減に繋げることが可能です。具体的には、以下の作業をシステム上で自動化・一元管理できます。

・イベントの告知

・参加申し込みの受付

・参加費の決済処理

・参加者リストの作成

・リマインダーメールの送信

これにより、手作業で行っていた煩雑な業務負担を軽減し、人的ミスを削減できます。特に、参加者数が多い場合や定期的にイベントを開催する場合は、システム導入による効率化のメリットを大きく感じられるでしょう。

業務の効率化

イベント管理システムを導入する大きなメリットの一つは、業務の効率化です。イベントの企画から準備、運営、そして事後対応に至るまで、多岐にわたる業務が発生します。これらの業務を手作業で行う場合、多くの時間と人員が必要となり、非効率的になりがちです。特に、以下の部分は煩雑になりやすいです。

・参加者情報の管理

・メールでの連絡

・受付業務

イベント管理システムを活用することで、これらの定型業務を自動化したり、システム上で一元管理できます。例えば、

・参加申込フォームの作成

・申し込み受付

・参加費の決済処理

・リマインダーメールの自動送信

・参加者リストの作成

これにより、手作業による入力ミスや確認作業の負担を軽減し、大幅な時間短縮につながります。

また、イベント当日の受付業務もシステムで効率化できます。QRコードなどを使った受付システムを導入すれば、参加者はスムーズに入場でき、受付スタッフの負担も減らせます。さらに、リアルタイムで参加者数を把握することも可能です。イベント終了後のアンケート収集や集計、お礼メールの送信なども自動化できるため、事後対応にかかる工数も削減できます。

このように、イベント管理システムは、これまで手作業で行っていた様々な業務を効率化し、人的リソースをより戦略的な業務に集中させることを可能にします。結果として、イベント運営全体の生産性向上とコスト削減に貢献すると言えるでしょう。

情報の一元管理と共有

イベント管理システムを導入することで、イベントに関するあらゆる情報を一元管理し、チーム内で容易に共有することが可能になります。例えば、参加申し込み時に収集した氏名、連絡先、属性などの顧客情報がシステム上でデータベース化され、リアルタイムで確認できるようになります。

また、イベントの集客状況や告知ページの閲覧数、さらにはアンケートの回答結果といった様々なデータを一箇所に集約し、担当者間でタイムラグなく共有できます。これにより、個々の担当者がそれぞれ情報を管理する際に発生しうる共有漏れや確認の手間を削減し、業務を円滑に進めることができます。

特に、複数人がイベント運営に携わる場合や、外出先・イベント会場など場所を問わず最新情報を確認する必要がある場合に、情報の一元管理と共有は大きな利点となります。収集したデータは、参加者リストの作成や当日の受付、イベント後のフォローアップなど、その後の様々な業務で活用できます。

さらに、システムによってはこれらのデータを自動で集計・分析し、グラフ化する機能を備えているものもあり、イベントの成果測定や今後の改善策検討に役立てられます。

コストの削減

イベント管理システムの導入は、コスト削減にも貢献します。特に、これまで手作業で行っていた業務をシステム化することで、人件費の削減が期待できます。例えば、参加申し込みの受付や管理、メールでの連絡、イベント当日の受付業務などが自動化・効率化され、これらの業務にかかる人員や時間を削減できます。

また、イベント管理システムには様々な料金体系があり、月額制や従量課金制などが一般的です。イベントの開催頻度や規模、必要な機能に応じて最適なプランを選択することで、無駄なコストを抑えることができます。少人数での運用やイベント開催に繁忙期がある場合は、単月契約や従量課金制のシステムを選ぶと費用を低く抑えられる可能性があります。

さらに、システムによっては必要な機能を選択できるオプション形式を採用している場合もあります。座席管理や抽選機能、オンライン決済機能など、自社に必要な機能のみを選択し、不要な機能には費用をかけないようにすることで、コストを最適化できます。導入前に、自社のイベント運営に必要な機能とそれにかかる費用をしっかり検討することが重要です。

データに基づいたマーケティング

イベント管理システムは、単にイベントを運営するだけでなく、データに基づいたマーケティング戦略を強力に後押しします。システムに蓄積された参加者の属性情報や、イベント内での行動データ（どのセッションに参加したか、どの資料をダウンロードしたかなど）、さらにはイベント後のアンケート結果などを詳細に分析することで、参加者の興味関心やニーズを深く理解できます。

これらの分析結果をもとに、参加者一人ひとりに合わせたパーソナライズされた情報提供や、関心度の高い層に向けたターゲットメールマーケティングを実施できます。また、MA（マーケティングオートメーション）ツールなど外部システムと連携することで、イベントで獲得したリード情報をシームレスに共有し、その後のナーチャリングや営業活動に効果的に繋げることも可能です。

データに基づいた分析と施策実行により、イベントの効果測定を定量的に行い、改善点を見つけ出しやすくなります。例えば、特定のコンテンツへの参加率や資料ダウンロード率などを分析することで、人気のコンテンツを把握し、次回のイベント企画に活かすことができます。

このように、イベント管理システムを活用することで、勘や経験に頼るのではなく、データに基づいた根拠のあるマーケティング施策を展開し、イベントの費用対効果を最大化することが期待できます。

イベント管理システムの選定基準

イベント管理システムは多岐にわたり、それぞれに特徴があります。自社のイベントの目的や規模によって最適なシステムは異なります。まずは、イベント開催業務の効率化、大規模オンラインイベントへの対応、リード獲得促進など、システムの導入目的を明確にすることが重要です。目的に合った機能が搭載されているかを確認しましょう。

必要な機能の特定

イベント管理システムを選ぶ際には、自社のイベント運営においてどのような機能を重視するかを明確にすることが非常に重要です。業務効率化を主目的とするのか、参加者の体験価値向上を目指すのかによって、必要な機能は異なってきます。

例えば、参加者リスト作成や決済機能は業務効率化に不可欠ですし、オンラインでの交流促進や質の高い配信環境は体験価値向上に繋がります。また、イベントの事前準備、当日運営、事後報告といった各段階で求められる機能も異なります。

有料プランでは、料金によって利用できる機能や規模に制限がある場合があるため、事前に必要な機能を洗い出し、過不足のないシステムを選ぶことが必要です。これにより、コスト効率も良くなります。

費用の確認

イベント管理システムの費用は、月額制や従量課金制など、様々な料金体系があります。イベントの規模や開催頻度、必要な機能によって費用は変動します。

例えば、参加者数や登録できる顧客数、システム管理者権限を付与する人数などによって価格が上下することが一般的です。また、座席管理や抽選、オンライン決済といった機能を追加する場合、オプション料金が発生することもあります。

導入前に、自社にとって必要な機能とそれにかかる費用を把握し、予算内で収まるか検討することが重要です。月額費用に加えて、イベントごとに費用が発生するシステムもあるため、継続的にイベントを開催する場合は、トータルのコストも考慮して比較検討しましょう。

使いやすさの評価

イベント管理システムを選ぶ際は、運営側だけでなく、参加者にとっても使いやすいかどうかが重要です。多機能である反面、操作が複雑なシステムや、デザイン性は高くても直感的に分かりにくいシステムも存在します。

誰もがスムーズに操作できるシステムでなければ、余計な作業時間や操作習得のためのコストが発生してしまいます。特に、参加申し込みやアンケート回答など、参加者が直接システムを操作する場面も多いため、入力フォームの分かりやすさなどが離脱防止の観点からも重要です。

無料トライアルを活用し、実際に参加者側の視点でも使い勝手を確認することをおすすめします。

セキュリティレベルの確認

イベント管理システムでは参加者の個人情報や決済情報などを扱うため、セキュリティ対策が非常に重要です。情報漏洩が発生した場合、企業の信頼を大きく損なう可能性があります。システムを選ぶ際には、データの暗号化やアクセス制御など、どのようなセキュリティ対策が講じられているかを確認しましょう。

SSL化やISO認証を取得しているシステムは、セキュリティレベルが高いと言えます。長期的に安心して利用できるシステムを選ぶことが大切です。

おすすめのイベント管理システム

イベント管理システムには様々な種類があり、それぞれ得意とする分野が異なります。ここでは、イベント開催業務の効率化、大規模オンラインイベントへの対応、そしてリード獲得促進に強みを持つシステムを目的別にご紹介します。自社のイベントの目的や規模に合ったシステム選びの参考にしてください。

eventos（bravesoft株式会社）

イベント開催業務の効率化に特化したシステムとして、「eventos（イベントス）」があります。eventosは、オンラインおよびリアルイベント双方に対応したイベントDXサービスで、7,000件以上の導入実績と累計350万人以上のユーザー利用を誇ります。

大きな特徴として、プログラミングの知識がなくてもノーコードでイベントアプリやWebサイトを作成・更新できる点があります。管理画面はブログ感覚で操作でき、専門知識がなくても容易に情報を発信できます。

イベント前には、オンラインチケット販売や来場申込受付、参加者情報の収集、クーポン発行などが可能です。イベント当日はスケジュール表示や会場マップ、待ち時間チェック、デジタルスタンプラリー、リアルタイムアンケートなどの機能が利用でき、参加者の利便性向上やイベントの盛り上げに役立ちます。

eventosは、オンラインイベントにも対応しており、ライブ配信やオンラインMTG、オンラインチャット機能も備わっています。また、QRコードによるスムーズな入場管理やデータの可視化・分析機能も業務効率化に貢献します。

SHANON MARKETING PLATFORM（株式会社シャノン）

「SHANON MARKETING PLATFORM」は、イベント管理を含むマーケティング活動全般を支援するクラウドアプリケーションです。リードの獲得から育成、そして商談へとつなげる一連のプロセスを一気通貫でサポートします。

特にイベント管理においては、事前申込受付から当日の来場者管理、イベント後のフォローアップまでを効率化する機能が豊富に搭載されています。このプラットフォームは、イベントデータと他のマーケティングデータを同一基盤で一元管理できるため、来場者の属性や行動履歴などを統合的に分析することが可能です。

得られた詳細な分析結果は、パーソナライズされたコミュニケーションや効果的なメールマーケティング施策の立案に活用できます。出展者向けのマイページ機能や締切アラート、提出リマインダー機能なども備わっており、出展者管理を効率化します。

イーベ！（株式会社フラッグシステム）

「イーベ！」は、クラウドベースのイベント管理システムで、イベントの告知ページ作成から申し込み受付、当日の参加者管理、さらにはイベント後のフォローアップまで、運営業務全般を効率化できます。

直感的な操作が可能で、PC操作が苦手な方でも容易に扱えるユーザーインターフェースが特徴です。有料イベントの管理にも適しており、参加者一覧から入金状況の確認や支払いが必要な参加者への督促メール配信などもシステム上で行えます。

料金プランは複数あり、月額33,000円（税込）から利用可能。初期費用は55,000円（税込）からです。30日間の無料トライアルも提供しているので、導入前に機能を試すことができます。

Peatix（Peatix Inc.）

Peatix（ピーティックス）は、「出会いと体験を広げる」をコンセプトにした日本最大級のイベント・コミュニティプラットフォームです。初期登録料、月額費、掲載費用は無料で、イベント告知ページの作成から当日の受付管理まで行うことが可能です。

有料チケットが売れた際には、販売実績の4.9%につき、チケット1枚あたり99円の手数料が発生します。無料イベントや当日現金払いの場合は手数料はかかりません。Peatixの強みは、そのユーザー基盤にあり、年間イベント参加者数は520万人以上です。

無料チケット販売、事前アンケート機能、オンラインイベント作成機能など、多様なイベント形式に対応しています。決済処理も効率化されており、クレジットカードやコンビニ・ATMなど多様な決済手段に対応しています。

無料お試しで仮運用してみよう

イベント管理システムを本格的に導入する前に、多くのシステムで提供されている無料トライアルやデモを利用して仮運用をしてみることを強くおすすめします。資料などで機能が豊富に記載されていても、実際に操作してみると使いにくさを感じることもあります。

無料お試し期間中に、必要な機能が問題なく使えるか、業務が効率化されるかなどを具体的に確認しましょう。特に、イベント当日の受付をスムーズに行いたい場合は、QRコード受付などが円滑に動作するかどうかも確認するべきです。

複数のシステムで無料トライアルを活用し、比較検討することで、自社に最も適したシステムを見つけやすくなります。