イベントを成功に導くためには、メリットだけでなく、運営やシステム導入に伴うマイナス面を正しく理解することが不可欠です。近年、効率化を目的としてITツールを活用する企業が増えていますが、自社の規模や目的に合わないものを選んでしまうと、かえって現場の混乱を招くケースも少なくありません。
本記事では、イベント管理におけるデメリットを「システム導入」と「運営・開催」の2つの側面から整理し、失敗しないための判断基準を解説します。
イベント管理で直面する2種類のデメリットとは？
イベント管理における負の側面は、大きく分けて以下の2つの領域に分類されます。
1.システム導入に伴う課題
ツールのコスト、操作性、セキュリティなど、デジタル化を図る際に生じるリスクです。
2.運営そのものの負担
企画から当日までの膨大な準備工数、集客の停滞、当日のトラブル対応など、開催自体に伴うリスクです。
これら2つの課題は独立しているわけではなく、相互に影響し合います。そのため、どちらか一方を解決するのではなく、両方のリスクを統合的に考慮した事前の対策が欠かせません。以下より、特に課題となりやすい「システム導入時」の具体的な注意点を深掘りします。
【システム導入編】イベント管理ツール導入で後悔しないための4つの注意点
イベント運営を効率化するためのシステム導入ですが、安易な選定は現場の混乱やコスト増を招く恐れがあります。導入後に後悔しないために、以下の4つのリスクを正しく認識しておきましょう。
予想以上にコストがかさみ費用対効果が見合わない
システムを導入すれば一律に効率が上がると考えがちですが、実際には初期構築費、月額料金、ユーザー数に応じた従量課金などが重なり、予算を大幅に超過するケースが少なくありません。
例えば、本格的な集客やチケット販売を行おうとすると有料オプションが必要になることが一般的です。また、スタッフの教育コストやデータ連携に要する工数など、目に見えない人件費も発生します。導入前には、削減できる工数と発生する費用を冷静にシミュレーションすることが重要です。
操作が複雑でスタッフが使いこなせず形骸化する
多機能なシステムは魅力的ですが、操作が難しければ現場には浸透しません。操作習得がスタッフの負担になり、結局は使い慣れた表計算ソフトや紙のリストによる運用に戻ってしまう――これはイベント管理における典型的な失敗例です。
特に情報の更新頻度が高い現場では、直感的な操作性が不可欠です。例えば、弊社イベントDXサービスの「eventos（イベントス）」のように、ノーコードでブログ感覚で更新できるツールであれば、ITリテラシーに関わらず現場スタッフの負担を大幅に軽減できます。
参加者の個人情報漏洩などセキュリティ面の不安
イベントの申し込みでは膨大な個人情報を取得するため、セキュリティ対策は最優先事項です。万が一の流出は、企業の社会的信用の失墜だけでなく、法的な損害賠償責任にも発展しかねません。
また、アクセス集中時のサーバーの安定性も重要です。当日に入場管理システムが停止すれば、会場は大混乱に陥ります。こうした不安を解消するには、累計350万人以上の利用実績がある「eventos」のような、高いセキュリティ水準と負荷耐性を備えた信頼性の高いプラットフォームの選定が有効です。
自社のイベント形式に合わず機能を持て余す
「機能が豊富なら良い」とは限りません。小規模なセミナーに大規模展示会向けのシステムを導入すると、設定作業だけで膨大な時間を費やすことになり、かえって手間が増える本末転倒な状況を招きます。
逆に、シンプルなツールでは独自のカスタマイズができず、連携不足が生じることもあります。自社のニーズに合わせて必要な機能だけを選択し、柔軟に運用できるツールを選ぶことが、イベント管理のデメリットを最小化する鍵となります。
【イベント開催編】企画担当者が知っておくべき運営上の3つのデメリット
イベント開催は組織の認知度向上に大きく貢献しますが、その裏側には決して小さくない負担が存在します。華やかな成功イメージだけでなく、潜んでいるリスクを事前に把握しておかなければ、本番直前のリソース枯渇や予期せぬトラブルを招きかねません。
ここでは、企画担当者が直面しやすい3つの運営上のデメリットと、その対策について解説します。
企画から集客まで準備に膨大な工数がかかる
イベント運営は、数ヶ月前のコンセプト策定から会場選定、登壇者調整など、工程が多岐にわたります。特に事務局の負担を重くするのが、参加者の集客と申し込み管理です。告知サイトの制作、メール配信、問い合わせ対応といったルーチンワークは、通常業務を圧迫するほど大きな割合を占めます。
こうした事務作業がアナログな手作業のままだと、ヒューマンエラーのリスクが高まるだけでなく、企画の本質である「コンテンツの質向上」に割くべき時間が奪われてしまいます。
【対策】
「eventos」のようなイベントDXサービスを活用すれば、Webサイト構築からチケット販売までをノーコードで一元管理できます。事務作業を自動化することで人的ミスを抑え、本来注力すべき企画の充実にリソースを集中させることが可能になります。
コストをかけても参加者が集まらない集客リスク
主催者が最も懸念すべきデメリットが、多額の投資をしながらも目標数に届かない「費用対効果」の問題です。会場費や広告費などの先行投資が必要な一方で、ターゲットに情報が正しく届かなければ、当日の会場が空席だらけになるという最悪の事態を招きかねません。
特に、従来のアナログな告知手法では集客の進捗をリアルタイムで把握しにくいため、状況に応じた「次の一手」を打つのが遅れてしまいがちです。
【対策】
デジタルツールを用いて集客状況を可視化することが不可欠です。eventosなら、申込状況をリアルタイムで確認できるほか、会員データを用いたメルマガ配信や行動分析も可能です。データに基づいた戦略的なアプローチが、集客不足というイベント管理最大のデメリットを回避する鍵となります。
当日の機材トラブルや天候など不測の事態
入念に準備をしていても、当日の予測不可能なトラブルはつきものです。リアルイベントでは悪天候や交通機関の乱れ、機材故障が。オンライン開催では通信障害やサーバーダウンが、イベントの進行を致命的に妨げる要因となります。
こうした事態は完全に防ぐことはできませんが、発生した際の「情報伝達の遅れ」が、主催者への不信感や現場の混乱をさらに増幅させてしまいます。
【対策】
万が一の際に、参加者へ即座に情報を届ける手段を確保しておくことが重要です。eventosを活用すれば、公式アプリやサイトを通じてプッシュ通知をリアルタイムに送ることができます。急なプログラム変更や代替案の案内を迅速に行える体制を整えておくことが、リスクヘッジの要と言えます。
【開催形式別】リアルとオンラインそれぞれのデメリットを比較
イベント管理において、開催形式の選択はコストや成果に直結します。リアル開催には「物理的制約」という課題があり、オンライン開催には「没入感の欠如」という課題があります。
どちらが優れているかではなく、それぞれのデメリットを正しく把握し、自社のリソースで対応可能かどうかを見極めることが重要です。
リアル（オフライン）開催で注意すべきデメリット
リアル開催の大きな壁は、会場費、設営費、人件費といった多額の固定費です。数ヶ月前からの会場予約が必要で、キャンセル料のリスクも常に伴います。また、物理的な収容人数に上限があるため、集客が最大化しにくい点もデメリットです。
運営面では、当日の受付対応や誘導など、アナログなオペレーションが複雑化しやすく、特に入場時の混雑は満足度を著しく低下させます。また、参加者の会場内での動き（どのブースを訪れたか等）をデータ化しにくいという点も、その後の営業活動における課題となります。
【対策】
「eventos」を導入すれば、QRによるスムーズな入場管理が可能になり、受付の滞留を解消できます。また、公式アプリを通じてスタンプラリーや会場マップを提供することで、参加者の行動をデジタルデータとして可視化し、分析の難しさを補うことができます。
オンライン開催で注意すべきデメリット
オンライン開催の最大の懸念は、参加者のエンゲージメント維持が難しい点です。自宅やオフィスからの参加は離脱のハードルが低く、一方的な配信だけでは視聴者が受動的になり、記憶に残りにくいというデメリットがあります。
また、通信環境の安定性がイベントの質を左右します。主催者・参加者双方のネット環境に依存するため、映像の遅延や音声の途切れが発生しやすく、ITリテラシーが低い層にとっては「ログインできない」といったトラブルが参加を断念する原因にもなります。
【対策】
単なる映像配信にとどまらず、チャットやリアルタイムアンケート、オンラインMTGなどの「双方向機能」を備えたプラットフォームの活用が不可欠です。eventosのような多機能なシステムを用いることで、オンライン特有の熱量の伝わりにくさを解消し、能動的な参加を促すことが可能になります。
デメリットを乗り越えてイベントを成功させる3つのポイント
イベント管理に伴うデメリットやリスクを最小限に抑え、成功を掴むためには、事前の戦略的な備えが重要です。システムの複雑さや運営工数といった「負の側面」を正しく理解した上で、それらを補うための具体的な対策を講じましょう。
成果を最大化するために意識すべき、3つの重要ポイントを解説します。
イベントの目的を明確にし、必要な機能を絞り込む
システム導入で失敗する最大の要因は、目的が曖昧なまま「多機能さ」だけで選んでしまうことです。不必要な機能はコストを押し上げるだけでなく、操作を複雑にし、現場の運用を混乱させるデメリットを生みます。
まずは「リード獲得」なのか「ファンとの交流」なのか、イベントのゴールを定義しましょう。その上で、本当に必要な機能（名刺交換、アンケート、ライブ配信など）を洗い出すことが大切です。
【ポイント】
柔軟なカスタマイズが可能な「eventos」なら、イベントのフェーズに合わせて必要な機能だけを自由に選択できます。目的から逆算して構成を絞り込むことで、無駄なコストを省き、シンプルで迷わない運用体制を整えることができます。
実際の操作性を事前に確かめ、形骸化を防ぐ
カタログ上のスペックだけで判断すると、導入後に「使いこなせない」というリスクに直面します。これを回避する最も確実な方法は、デモ環境や無料トライアルを活用して、自分たちの手で操作性を確かめることです。
特に、ITリテラシーに関わらず「直感的に操作できるか」を重視してください。急な変更が重なるイベント現場では、修正に時間がかかるツールは足かせになります。
【ポイント】
「eventos」はノーコードで直感的に操作できるため、ブログを更新するような感覚で情報の修正やチケット設定が可能です。現場の担当者が「これなら使いこなせる」と確信できるツールを選ぶことが、システムを形骸化させないための鉄則です。
運営マニュアルの整備と役割分担を徹底する
どれほど優れたデジタルツールを導入しても、扱う「人」の役割が曖昧では現場の混乱は防げません。特に当日の突発的なトラブルは、イベント管理における大きな懸念事項です。
誰がどの業務を担当し、異常発生時に誰へ報告するかを明確にした運営マニュアルを整備しましょう。この際、ツールの活用を前提としたフローを組むのが効果的です。
【ポイント】
例えば「eventos」を導入している場合、情報更新担当を一人決めておくだけで、急な変更も即座にアプリやWebへ反映し、プッシュ通知で参加者全員に周知できます。ツールの「柔軟性」とマニュアルによる「守りの体制」を組み合わせることで、運営の負担を最小限に抑えつつ、質の高いイベント体験を提供できます。
イベント管理のデメリットに関するよくある質問
イベント管理のデメリットやシステム導入に関する、よくある質問をまとめました。
Q. イベント管理システムはどのような場合に導入すべきですか？
手作業による管理が限界を迎え、業務の正確性や効率に支障が出始めた時が導入の適期です。目安として参加者数が100名を超える規模になり、名簿管理や手動のメール配信に膨大な時間を取られている場合は、システム化を強く推奨します。
また、単なる受付管理だけでなく、イベント前・中・後を通じた体験価値（アプリでのガイドマップ表示やリアルタイムアンケートなど）を向上させたい場合や、参加者の行動ログをデータとして可視化したい場合も、導入のメリットがデメリットを大きく上回ります。
Q. イベント管理システムの導入にかかる費用相場はどのくらいですか？
提供形態によって大きく変動します。一般的な目安は以下の通りです。
クラウド型パッケージ
初期費用の目安：数万〜30万円程度
月額：数万〜10万円 / 月
スクラッチ開発
初期費用の目安：数百万円〜1,000万円以上
月額：保守運用費が必要
イベントDX（eventos）
初期費用の目安：180万円〜
月額：スクリッチより低コストで高機能
※eventosの場合、スクラッチ開発に比べ大幅にコストを抑えつつ、公式ストアへのアプリ申請（30万円〜）など明確な料金体系でカスタマイズ性の高い環境を構築できます。初期費用だけでなく、参加者数に応じた従量課金や決済手数料も事前にシミュレーションしておくことが重要です。
Q. 初めてのイベント運営で最も注意すべきデメリットは何ですか？
「準備工数の見積もり不足」による通常業務への圧迫です。 名簿作成や問い合わせ対応といった事務作業は、想像以上に時間を消費します。アナログな手法では本番直前にスタッフが疲弊し、肝心のコンテンツ制作や集客戦略に手が回らなくなるリスクがあります。
この課題を解決するには、早い段階で業務を一元化できるツールを導入することです。「eventos」のようなノーコードツールなら、プログラミング知識がなくてもブログ感覚でサイト更新や申込受付の設定が可能です。事務作業を自動化し、担当者が「企画」に専念できる環境を作ることが成功の鍵です。
まとめ
イベント管理におけるデメリットは、導入コストや運用の複雑さ、膨大な準備工数など多岐にわたります。しかし、これらは事前にリスクを把握し、適切な対策を講じることで十分に克服可能です。
特に「eventos」のようなイベントDXサービスを活用すれば、以下のメリットを享受できます。
工数削減
ノーコードで迅速にサイトやアプリを構築可能。
運用の定着
ブログ感覚の簡単操作で、現場の負担を最小限に。
高い信頼性
累計350万人以上の利用実績と強固なセキュリティ。
イベントの成功は、プロセスをいかに効率化し、参加者の体験価値を最大化できるかにかかっています。本記事で解説した注意点をガイドラインとして活用し、デメリットを乗り越えた先にある、質の高いイベント開催を実現してください。
