イベントは、終わってからが面白い！　初開催の大型AI展示会でデータ活用を支えたeventos

AI導入を検討する企業とAIベンダーをつなぐプラットフォーム「AI Market」。このサービスを運営するBizTech株式会社は2026年、オンライン開催で培ったノウハウをもとに、初の大型リアルイベント「AI Market ExCon 2026」を開催しました。初開催ながら来場登録者数は2,000名を超え、大規模イベントとして成功を収めた一方、その裏側には受付や導線管理、来場者データの取得など、リアルイベントならではの課題もあったそうです。eventosはどのように課題解決へ貢献できたのか。初開催の大型リアルイベントを成功に導いた要因はどこにあったのか。同社代表取締役・森下佳宏様にお話を伺いました。

リアルの価値を追う「AI Market ExCon 2026」への挑戦

2021年の「AI Market」サービス開始以来、AI導入を検討する企業に対して、課題整理やベンダー選定などを支援しながらAI市場の活性化に取り組んできたBizTech。同社がAI事業へ参入した背景には、生成AIブーム以前からAI市場の将来性に着目していた森下様の思いがあります。

「私は2017年頃からAI業界に関わり、AIによる技術革新は今後さらに進んでいくと感じていました。AIベンダーのマーケティングを支援し、AIを必要とする企業との接点をつくることに価値があると考え、この事業を立ち上げました」

AI Marketでは、これまでにオンラインカンファレンスを複数回開催。AIベンダーとAI導入を検討する企業が出会う場として、多くの反響を集めてきたそうです。一方、協賛企業との対話を重ねるなかで見えてきたのは、リアルイベントへの高いニーズでした。

リアルイベントならではの価値として、森下様は「偶発的な出会いによって生まれる対話」を挙げます。

「過去のオンラインカンファレンスの出展企業からも、来場者と直接コミュニケーションを取り、生の声を聞きながら商談につなげたいという期待が多く寄せられていたのです」

こうした声を受け、同社は2026年、初の大型リアルイベントとなる「AI Market ExCon 2026」を開催しました。約40社の協賛企業による展示ブースや有識者の講演により、AI企業と来場者をつなぐ場として企画。事前の来場登録は目標を上回り、当日も数多くの来場者が訪れる大規模イベントとなりました。

その一方で、初めての大規模リアルイベントだからこそ、新たな課題も浮かび上がります。来場受付やセッション管理はもちろん、イベント後の営業・マーケティングにもつながる来場者データをどのように取得・活用するか。それらの課題解決を支えたのが、イベントマーケティングプラットフォーム「eventos」でした。

導入の決め手は「十分な機能」と「安心の料金体系」

初めての大型リアルイベント開催という条件に加え、今回はすべてのセッションを「完全入れ替え制」で実施することとなったAI Market ExCon 2026。セッションあたり数百人規模が来場し、一斉に入れ替わる運営も想定していたことから、受付やセッション管理をスムーズに行うことがイベント開催の最低条件だったそうです。

「特に私が重視していたのは、必要なログをしっかり取得できることでした。会場内のポイントごとにQRコードを読み取ることで、来場者の導線やセッション参加状況を把握できるeventosは、今回の課題に対して十分な機能を備えていました」

eventosがIT関連の大型イベントに数多く導入されていることも、森下様の背中を押したそうです。「私自身も出展者としてeventosを使ったことがあり、その使い勝手の良さは理解していた」と振り返ります。

さらに森下様は、「主催者としてコスト管理がしやすい料金体系も、eventos導入の大きな決め手だった」と話します。

「イベント支援ツールの中には、事前の登録者数増加に伴い細かく料金が変動するものもあります。イベントの成功に向けて参加者数を増やせば増やすほどコストが上がる形となってしまうため、主催者としては悩ましく感じていました。その点、私が利用したeventosのプランでは『参加者数1万人まで料金が変わらない』という特長があり、当社が開催する規模であれば安心して利用できる料金体系でした」

大規模イベントを安定運営、「急なシステム変更」にも対応

一方、豊富な機能を備えるeventosだからこそ、「初めて利用する主催者にとっては『どの機能を、どのように使うべきか』がわかりづらい面もあった」と森下様は指摘します。

「幅広いニーズに応えているからこそ、eventosは良くも悪くも、できることが本当に多いサービスだと感じます。AI Market ExCon 2026ではどの機能を活用すればいいのか、最初は判断が難しかったですね」

その際に大きな支えとなったのが、bravesoft担当者による伴走型のサポートだったそうです。専任担当者との定例ミーティングや日々のコミュニケーションを通じて、イベントに合った設定方法や運用方法を一つずつ整理していきました。

「システムとして信頼できることはわかっていましたが、実際に自社イベントへ落とし込むには担当者のサポートが欠かせませんでした。Slackで質問するとすぐに返答をもらえましたし、初期設定も丁寧に支援してもらいました。あのサポートがなければ、ここまでスムーズには進められなかったと思います」

開催当日は想定以上に多くの来場者を迎え、展示エリアに加えて多数のセッションも提供したAI Market ExCon 2026。この状況でも、eventosは受付やセッション管理を安定して支えることができました。

「システムがイベント運営の妨げになるようなことは一切ありませんでしたね。もし不具合があれば運営そのものが止まっていたはずですが、そうした問題は当日、一度も起きませんでした」

ただ、イベント準備期間中には想定外の対応も発生したといいます。ある人気登壇者のセッションには事前申し込みが想定以上のペースで集まり、このままでは受付開始直後に定員が埋まってしまう状況に。そこで森下様は、申し込み方法を当初の先着順から、途中で抽選制へ切り替える判断を下します。

「予定していなかった抽選制への切り替え要請に対しても、bravesoftのサポート担当者が社内調整を迅速に進めて対応してくれました。システム面では大きな変更があったと思いますが、運営上の混乱もなくスムーズに抽選制へ切り替えることができ、bravesoftの技術力を実感しましたね」

データで見えた「意外な来場動向」が次回開催への知見に

初開催の大型リアルイベントという挑戦を成功裏に終えた今、森下様はeventosが「次のイベント戦略に向けた基盤になりつつある」と語ります。

イベントシステム自体は表舞台に立つ存在ではありません。来場者や出展企業の目に触れるのはイベントそのものであり、システムはあくまでも、その裏側を支える存在です。だからこそ「トラブルなく安定して稼働し、必要なデータを取得し続けること」に大きな価値があると森下様は指摘します。

「リアルイベント主催者として最も気になるのは、来場登録数や当日の来場率です。eventosの管理画面では登録状況や来場率をリアルタイムで確認でき、大いに助けられましたね。また、eventosは営業・マーケティング支援ツールのHubSpotとも連携しており、イベントに関するデータを自動で取り込み、ある程度は一元管理できるようにもなりました」

eventos活用によって取得したデータは、イベント後の振り返りにも大きく役立っているそうです。全体の来場者数や来場率だけでなく、時間帯ごとの受付状況やセッションごとの参加率などを可視化できたことで、次回開催に向けた具体的な改善点を検討できるようになったのです。

「事前の予想では、『人気セッションの開始直前に一気に来場者が増えるだろう』と見ていたんです。ところが蓋を開けてみると、当日は10時台に全体の約30％が来場し、その後は15時頃まで時間帯ごとの来場者数に大きな差は見られませんでした。こうした実際の来場動向を把握できたことは、次回以降のプログラム構成やスタッフ配置を検討する上でも貴重な知見となっています」

リアルイベントは、一度開催して終わりではありません。イベント当日に得られた行動データを分析し、次回の企画や営業・マーケティング活動へ生かしていくことで、その価値はさらに高まっていきます。

最後に森下様は、これからリアルイベントを企画・運営する担当者へ向けて、次のように語ってくださいました。

「イベントの企画は、当日の運営だけを考えていても十分ではありません。開催後にどのようなデータを取得し、それを次の施策へどう生かしていくかまでを考えて設計することが重要だと思います。そのためには、システムの機能や対応力はもちろんのこと、イベント運営のノウハウを持ち、自社の課題に合わせて伴走してくれるパートナーを選ぶことが大切なのではないでしょうか」

イベントDXに求められるのは、受付業務の効率化だけではなく、イベントの成果を継続的なビジネス成果へつなげること。AI Market ExCon 2026での取り組みは、その可能性を示す一つの好事例となりました。