2019年3月14日

イベントを開催しよう！開催時に気をつけるべきポイントまとめ

2019年3月14日

イベントを開催しよう！開催時に気をつけるべきポイントまとめ

イベント開催は時間もかかるしお金もかかります。だからこそイベントを成功につなげていきたいものですが、イベント開催時にはどういったことを気をつければよいのでしょうか。ここではそんなイベント開催をしたいという人なら必見の内容についてまとめました。

■この記事のはこんな方におすすめ
・イベント開催する人
イベント開催は慣れていないと混乱することが多いものです。だからこそしっかりとした知識を身に着けておきたいところ。例えば、イベントを開催する際にはイベントの趣旨などをしっかりと考え詰める必要性があります。この記事ではこうしたポイントも解説してあるので参考にしてみてください。

・イベント開催にアプリ導入を考えている人
イベントを成功させるためにはアプリ導入も欠かせません。イベントに役だつアプリはいろいろとありますが、こうしたアプリを導入することでイベント運営・管理も大変簡単になります。また、アプリは集客などにも役だつので是非とも使ってみて欲しいところ。
とはいえ、「アプリなんで使ったことがない」というイベント運営者も多いことでしょう。ここではそんな人にも役だつおすすめアプリも解説してあります。こうしたアプリのメリットや機能についてもこの記事で見ていきましょう。

■イベントを開催するために（準備編）

・イベントの趣旨を決めよう
イベントの趣旨がぼやけるとせっかくのイベントもうまくいきません。失敗するイベントはこの趣旨が曖昧だったり、そもそも決められていないことが多いので気をつけましょう。
どういった趣旨にすればよいかはイベントによって異なりますが、「自社サービス利用者を増やす」「他企業との結びつきを深める」「潜在顧客層を見つける」といったようなものが一例です。このように目的が定まっていれば何をしないといけないのかもはっきりしてきます。
最悪なのは「イベントしないといけないからイベントを企画する」という状況です。このようなイベントは失敗する確率も高まります。
また、イベントを考案する際には決めなければいけないことが多いので、大変忙しくなって趣旨を忘れてしまうということもあります。イベントの趣旨はオフィスにでかでかと貼り付けて常に忘れないようにするとともに企画者全員で共有できるようにしておくことも大事です。

・イベントプログラムを考えよう
イベントプログラムはイベントの骨格です。イベントプログラムが充実していればイベントも自然と成功します。イベントプログラムは先に考えたイベントの趣旨に沿った内容にするように心がけましょう。もしもイベントの趣旨と食い違っているイベントプログラムばかりだと「このイベントの目的は何なのだろうか」と来訪者も困惑してしまいます。
・イベントを宣伝しよう
イベントをいくらうまく企画しても宣伝がしっかりしていないと仕方ありません。良いイベントもいろいろな人に知ってもらって来てもらえなければ仕方ないのです。「イベントの内容を充実させたい」と出し物ばかりに費用を分配して宣伝費をケチる人がいますが、これはおすすめできません。いくら良い出し物を用意しても宣伝がなされていなければ全ては水の泡です。
宣伝もあらゆるチャンネルを使用して行うべきです。イベント広報誌の活用やネット広告、企業間ネットワークなどを最大限に活用しましょう。当日も街角や周辺の駅に宣伝員を配置して余念がないようにします。宣伝はしてもしすぎることがないので、予算と時間が許す限り行いましょう。
・イベントマニュアルを作成しよう
イベントもものによっては大変膨大なものになります。参加企業が100社を超えるなんて大型イベントを企画する際には必ずイベントマニュアルが必要です。こうしたマニュアルがないと「次に何をしたら良いのか」といったように大混乱が生じかねません。イベントマニュアルがあればやることも定まりますし、連絡や調整もしやすくなります。
面倒臭がってイベントマニュアルを作成しないでおくと逆効果にもなりかねません。イベントマニュアルがあればスタッフにも「イベントマニュアルの○ページを見て」と指示するだけで済みます。逆にイベントマニュアルがないと全て自分でスタッフなどに説明しないといけなくなることも。作業を効率化するためにもイベントマニュアルは必須です。
また、イベントマニュアルがあれば引き継ぎなども簡単にできます。イベント運営者が体を壊したなんて際にもイベントマニュアルがあれば何かと助かります。
もちろん、イベントマニュアルがあれば上司などにも経過を報告しやすいですし、イベントが終わった際にも振り返りやすくなります。イベントマニュアルはオフィスの重要な資源となるものですから、ぜひ作成して後任者の仕事をやりやすくしましょう。
■イベントを運営しよう
・イベントをスムーズに運営しよう
イベントを運営する際に心がけてほしいのが「スムーズさ」です。イベント運営はスマートかつスムーズに行うべきなのです。そのためにも最初にしっかり立案しておくことが肝心。どの時期に何を行うのか最初に決めておけば後であわてることもありません。

・イベントのトラブルを想定しよう
イベント時にはいろいろなトラブルが起こります。来場者が予定よりも来すぎて収容人員を超すなんてこともあるでしょう。この際には来場者管理が必要になります。また、会場で子供が行方不明になったり、イベントに参加予定の歌手などが急に来れなくなるなんてことも。こうしたトラブルは防げないものもありますが、イベントマニュアルにトラブルが起こった際の対応を記載しておけばトラブルによる被害も最小限に抑えられます。
また、コンティンジェンシープランも立案しましょう。イベントでは何が起こるかわかりません。例えば、落雷が起こって電気系統がダメになることもあるでしょう。ジェネレーターなどがダメになることもあります。他にも地震や火事などの災害にも気をつけないといけません。こうした想定される項目ごとに「何をすべきか」明確にしておくことでもしもの際にも対応できます。イベントが失敗すると自分の評判だけでなく会社の評判にもキズがつきますからあらゆることを想定しておくべきです。
また、イベント企画者が病気などで倒れるなんてことも多いです。それだけイベントを実施するのはストレスがかかるものなのです。だからこそもしも自分が倒れた際にも大丈夫なように引き継ぎ内容をまとめておくなどしておくとよいでしょう。

・イベントの振り返りをしよう
イベントが終わったら打ち上げしてオシマイにしていませんか。これは大変もったいないことです。イベントが終わったら「やっと終わった」と忘れてしまわないようにしましょう。イベントを後で振り返ることによって「ここをこうすればよかった」「ここはかなりうまくいった」といったように次のイベント運営の際に役だつ示唆が得られます。実際、イベント運営を一度任されたら「以前イベント運営したことがあるからまたイベント運営をお願いしたい」と言われてしまうことも多いものです。だからこそしっかりイベントを振り返って次の機会に備えておくようにしましょう。
この際、イベント報告書などを作成すると良いでしょう。イベント報告書などがあれば後任者にも役立ちます。こうした報告書などを誰にも言われずとも作成しておくことで「仕事ができる」と思われるものでもあります。
また、イベントに関わったスタッフやイベント参加者の声も取り入れましょう。このため、イベント会場にアンケートなどを設置するのはおすすめです。参加者の声を聞くことで「利用者はこんな不便を感じていたのか」と気づくことができます。イベントによってはイベント後に参加者と座談会を設けるなんてこともあります。イベント企画者が思いもつかなかったアイデアも聞くことができるはずです。

■イベント管理ツールでイベントを運営しよう
・イベント管理ツールとは
イベントをしたいならばイベント管理ツールを用いてみると良いでしょう。イベント管理ツールはイベントを補佐するツールのことで、利用することでイベントをより簡単に運営していくことができます。代表的なものに「EventRegist」などがありますが、こうしたイベント管理ツールはイベントの規模が大きくなればなるほどに欠かせないものです。

・ツールを導入するメリット
イベント管理ツールを用いればイベント管理が簡単になりますしコスト削減にもつながります。イベント管理ツールがあれば予約・管理業務なども一本化できるので余計なサービスを必要する必要性もありません。他にもツールを用いることでスタッフ管理なども容易にできます。イベント管理ツールを使えばイベント企画難易度が格段に下がるといっても過言ではありません。

EventRegist（イベントレジスト）
https://eventregist.com/
EventRegistはイベント管理ツールを利用したことがない人でも簡単に利用できます。簡単にイベントの告知などもできますし、チケット販売も可能です。決済もこちらで対応しているので面倒なことは全てEventRegistで管理できます。イベントページもイベント名などの簡単な情報を入力することで作成できます。イベントページのデザインなども細かく指定可能です。このようにイベントに必要な機能が一緒くたになったのがEventRegistでありイベントを簡単に運営したい人に人気がかなり高くなっています。法人向けのプレミアム機能もあるので法人として使いたい人にもおすすめです。

SPIRAL® _セミナー管理
https://www.pi-pe.co.jp/lp/seminar.html
「SPIRAL® _セミナー管理」はセミナーに関わる業務を一本化したイベント管理ツール。来場管理もできますし、受付フォームなども簡単に作成できます。予約・アンケートなどにも対応しています。また、セミナーに参加した参加者の情報を活用してメールマーケティングなどもできます。このようにセミナーをしたい人ならばチェックしておきたいイベント管理ツールの一つです。費用は月に2万5千円であり、これだけの費用で手厚いサポートも受けられます。

Peatix（ピーティックス）
https://peatix.com/
集客を重視したいならばPeatxを利用してみると良いでしょう。Peatxは会員も310万人以上もいるマンモスイベント管理ツールです。こちらは音楽ライブなどのイベントで多数の運用実績があります。興味を同じくする人を広範囲に集客できる機能などもあります。

イベントにアプリを導入しよう
アプリを導入するメリット
イベントにアプリを導入することによって各種のメリットが享受できます。例えば、アプリを用いればイベント運営も少ない人員ですることが可能になってきます。他にもイベント後に役だつアンケート機能などもあって便利です。来場者とイベント後につながるなんてこともできます。イベントにアプリを導入すれば何かと助かるので検討してみると良いでしょう。

イベント運営アプリ「eventos」
こちらはbravesoftのイベント運営アプリです。eventosはますます多様なイベントで用いられるようになってきています。eventosは東京ゲームショウやミニ四駆大会などで導入実績があるのも安心して利用できる理由でしょう。

・eventosのメリット
eventosは使いやすくて初めてこうしたツールを使う人にもおすすめできます。簡単操作で実にいろいろなことができるので便利なところでしょう。
また、コストを下げたい人にもおすすめなのがeventosです。会場マップやチラシなども作成する必要性がありませんし、誘導員などもいりません。アプリ開発にかかるコストも圧倒的に低いです。このため、コストを安く抑えたい人にもおすすめでしょう。
また、イベント関連情報などもこのアプリでチェックできますし、事前告知やアナウンスなどもできます。このようにできることがこのアプリに集約されているので他のサービスを利用する必要性もありません。

・eventosの機能紹介
eventosでできることは実に幅広いです。例えば、グッズや入場料などの決済がこのアプリひとつでできます。他にeventosを利用することによってブース情報なども簡単に取得可能です。アンケート機能もついており、次回のイベント立案時に役だつフィードバックも得られます。紙のアンケートだと記入するのも面倒ですが、アプリでアンケートに答えることができればより多様な人にアンケートに参加してもらえます。
他に来場者とイベント後もつながれることも利点です。来場者に開催後に次回のイベント情報などについて告知することもできますし、自社サービスの宣伝もできます。このような機能があるのはeventosのようなイベント管理ツールならではでしょう。
他にどんな人が訪れたのかグラフ化もできます。これによって次回のイベント時に更に役立てられます。
このように実にできることが多いのがeventosです。eventosはパッケージ製品なので利用料金も低く抑えることができます。まずはお試し感覚に使ってみると良いでしょう。

全国のイベント情報

イベントを開催するならこれから開催予定のイベント情報もチェックしておくと良いでしょう。イベント企画に関する良いアイデアも得られますし、実際に参加して知見も深めるのもおすすめです。そんな言うベントとして「全国いつでもチャレンジ・ザ・ゲーム大会」があります。こちらは日本レクリエーション協会が開催しているイベントです。イベントでは様々なゲームに参加して遊び感覚でイベントが楽しめます。ゲームもボールを使ったものや縄を使ったものなど実に多様です。
他に千葉県の柏の葉では「柏の葉パンまつり」も開催予定です。こちらは全国のパンだけでなくビールが楽しめるものでありパン好きには堪りません。

東京のイベント情報
東京では毎日のようにイベントが開催されています。例えば、東京ドームシティでは宇宙の写真などが楽しめる「宇宙絶景ソラの旅」や様々な加工がされた写真が見れる「トリックアートで楽しもうspringフォトスポット」などがあります。
また、3dcadを実践的に学べる「Vectorworks 操作体験ツアー」なども東京を始めとして全国で開催されています。このようにイベントもいろいろありますが、もしも気に入ったものがあったら参加してみましょう。

まとめ
イベントを開催するのはやはり大変です。とはいえ、上記で紹介したようなコツを参考にしたりアプリなどを導入すればより簡単にイベントも企画できることでしょう。上記のような使えるアプリがあるならば積極的に使ってイベントに役立てていくべきです。利用も簡単ですから是非ともこれからイベントを企画する際には検討してみてください。