近年ますますの盛り上がりを見せている日本のイベント。今回は、イベント・展示会情報の探し方から運営・開催まで、イベントに関する全てをご紹介いたします。
概要
イベント好きならばイベント情報を的確に把握しておきたいところです。こうしたイベント情報を簡単に知れるようなサイトが幾つもあります。この記事ではこうしたサイトも豊富に紹介してあるので、イベントに参加したいという人は参考にしてみると良いでしょう。
また、イベントを開催したいという人に知ってもらいたいのがイベントを補佐するサービスの数々です。イベントブースの制作を依頼できるような会社や便利なアプリなどもあります。こうしたサービスを利用すれば格段にイベント運営が簡単になります。この記事ではこうしたサービスも紹介してあります。
全国のイベント情報が知りたい！
ウォーカープラス
全国のイベント情報を掲載しているサイトです。スマホなどからも使いやすくなっています。また、アクセスランキングなどもあって「どのスポットが現在人気なのか」といったこともわかります。イベント掲載数はダントツでかなりマイナーなイベントも検索可能です。また、イベントに絡んだ記事やコラムなども多く、イベント好きならば長時間読んでいても飽きないはず。
JETRO
ジェトロは政府系のサイトです。各地のイベント検索ページ（https://www.jetro.go.jp/j-messe/country/asia/jp/）もあり、いろいろなイベント情報が簡潔にまとまっています。過去の参加者実績や入場資格などもわかるのも良いところかもしれません。問い合わせフォームなども表示可能。
展示会とMICE
展示会やイベントの情報をまとめたサイトです。展示会カレンダーもあって「いつ・どこで・どのようなイベントが開催されるのか」といったことがひと目でわかります。また、展示会・イベント情報を満載したメールマガジンの登録もできます。展示会上方にとりわけ強いサイトです。
イベント企画・運営会社が知りたい！
定評のあるイベント企画・運営会社
イベントをしたい場合、イベント企画・運営会社に任せるといったことも可能です。やはりプロに任せればイベントも成功しやすくなります。こうしたイベント企画・運営会社としては「グローブス」があります。こちらは東京世田谷区の会社で社員総会やパーティーなどに特に強いです。コストパフォマンスもよく、格安で依頼することもできます。また、独特な仕掛けなどにも強いです。
他にも、バリュープラスもあります。こちらはグッズ販売に強く、通販サイトの運営代行などもしてくれます。カスタマーサポートもしっかりしており利用しやすいところ。
更にワイズインテグレーションも紹介しましょう。こちらはキャンペーン企画などに強く、データに基づく提案をしてくれます。
あらゆることを任せられる会社としてはドゥクリエーションがおすすめ。ドゥクリエーションは機材の手配、ステージ演出、運営企画などイベントに係ることであれば全て依頼できます。トータルコスト的にも安いです。
展示会ブースのデザイン・施工・運営をサポートしてくれる会社
展示会ブースの施工もプロに任せましょう。プロに任せることで派手な装飾などを用いたブースも想いのままに作成できます。そんな施工を任せられる会社の一つがエクスキューブです。こちらはデザインから施工まで全て任せることができて便利です。かなり奇抜なブースなどにも強いですし、過去の制作事例も簡単に見られます。
他にもメガクリエイトもあります。こちらは東京ビックサイトや幕張メッセなどで施工を手がけたことがあり、実績も豊富です。
どこがいいのか決められない…
紹介したようないろいろな会社を利用してイベントを成功に導きたいところ。しかし、イベント関連会社もかなり多いです。選ぶ際に迷ってしまうこともあるでしょう。この際にはイベント会社の強みを理解して比較すると良いでしょう。例えば、イベント会社によっては社内イベントに強いところもありますし、社外イベント専門のところもあります。大型イベントの管理に長けているところもあればこじんまりとしたイベントをアットホームに運営してくれるところもあります。会社もかなり違いがあるのでよく比較しておくべきです。
また、依頼する前にしっかりとした話を幾つかの会社から聞いておきましょう。こうした会社とは長い付き合いになることも多いので印象が良いところに依頼しておきたいです。しっかり話を聞いてくれる会社であれば自分の展開したいイベント像も伝えやすいです。
イベントの保険について知りたい！
イベント時に活用しておきたいのがイベント保険です。イベント保険を契約しておくことでもしもの際のトラブルに備えることができるようになります。実際、イベント時に何が起こるかは誰もわかりません。コンティンジェンシープランなどを作成して備えることができるものの、本当に何が起こるかは予想不可能なのです。だからこそイベント保険を契約してトラブルに対処できるようにしましょう。
そもそもイベント保険とは何なのでしょうか。イベント保険とは簡単に言えばイベント時のトラブルを保証するもので、イベント参加者向けの保険とイベント開催者向けの保険があります。イベント参加者向けの保険には障害事故などを保証する傷害保険と「ステージを壊してしまった」といったような際に役立つ賠償責任保険があります。一方、イベント開催者向けの保険は入場者全員のケガを保証する施設入場者障害保険やイベント賠償責任保険などがあります。
イベント主催者の責任は？
イベントを開催する以上、その責任について十分理解しておかないといけません。こうしたことを理解しておかないと法律沙汰などになることも。そんなイベント主催者の責任は大変幅広いものです。例えば、イベントが予告どおりに開催できなくてチケットの払い戻しなどが必要になることがあります。こうした際の金銭的トラブルを回避するイベント保険もあります。
他にも、イベント時には何かとケガや事故なども起こりやすいもの。こうしたケガや事故が起こらないようにするとともに起こった際に的確に対処することもイベント主催者の責任です。イベント保険に加入しておけばケガなどが生じた際の医療費なども捻出できます。
更に最近増えているのがイベントに絡んだ訴訟問題です。例えば、「イベントの安全体制がなっていなくて危険な思いをした」「スタッフ数が少ないために盗難にあった」といったようにイベントに絡む訴訟は大変多いもの。訴訟は対応が面倒ですが、イベント保険に加入すれば慰謝料の捻出や弁護士の選定なども全て保険会社に任せられます。
これ以外にも主催者はイベントを成功させる責任もありますし、雇っているスタッフに対する責任もあります。列挙すればキリがないほどにイベント主催者の責任は重いものです。だからこそイベント保険を利用して少しでも負担を減らしておきたいところでしょう。
どこがいいのか決められない…
イベント保険はますます増えてきています。種類も細分化しつつあるので、「一体どの保険会社のイベント保険にすればいいかわからない」と感じてしまう人も多いことでしょう。こうした際には価格及び保証内容を比較してみると良いでしょう。イベント保険の価格はピンからキリまでありますが、高い保険は傷害保険と賠償保険がどちらもついているものがあります。
自分に必要な保険を考えることも大事。自分が加入したいのが傷害保険なのかそれとも賠償保険なのかわかれば一気に選びやすくなります。イベント規模が小さければ賠償保険はあまり必要ないことも。また、ライブイベントやスポーツイベントなどのように動きが激しいイベントでは傷害事件なども発生しやすいです。
具体的なイベント保険も幾つか紹介しましょう。例えば、飲食物が絡んだイベントをしたいならば三井住友海上の「ビジネスプロテクター」がおすすめかもしれません。こちらはオプションで「食中毒・特定感染利益保証」なども設けられています。プランもベーシック及びプレミアムがあり状況に応じて選びやすいです。
他に明治安田損保の「施設所有者賠償責任保険」もあります。こちらはイベント機材などが倒れてスタッフや来場者がケガをした際などに幅広く保証してくれます。
効率的にイベントを運営したい！
イベントアプリが便利
イベントを実施する際にはイベント保険だけでなくイベントアプリもうまく使いこなしておきたいところです。イベントアプリとはイベントの予約や管理、スケジューリングなどができるアプリのこと。イベントに関することならばほとんどのことがイベントアプリで管理できるといっても過言ではありません。イベントアプリを用いればコスト削減にもなりますし、イベントの効率性も高まります。
そんなイベントアプリの中でも豊富な導入実績がある弊社の「eventos」の活用事例を幾つか見てみましょう。例えば、表参道のイルミネーションイベントにおいて「eventos」のアプリを導入頂きました。アプリには近隣ショップ検索が簡単にできたり、イルミネーション限定フォトフレームを用いた写真が撮れるといった機能がありました。イルミネーションもただ見ているだけだと退屈しますが、アプリで的確にショップ情報などがわかればより楽しめます。
他に光技術展示会のOPIEでも「eventos」のアプリを採用頂きました。展示会場のマップが見られる、開催中のセミナーがひと目でわかる、といった機能がありました。
このようにイベントアプリの導入事例もかなり多いもの。過去の導入事例を知れば「自分はイベントアプリを用いてこんなことがしたい」とアイデアが湧くこともあるでしょう。
まとめ
イベントをするのであれば是非とも成功させたいものです。そのためにも紹介した会社やサービスを利用してみてください。特にイベントアプリは気軽に使えるだけでなく効果も高いものです。また、全くの初心者で「何から手をつけて良いかわからない」という際にはまずはイベント関連会社に相談に行ってみると良いでしょう。
