コロナの感染状況が減少傾向になるに伴い、イベント開催の形態は「オンラインのみ」から少しずつ「リアル」が復活し、2022年はさらに「リアル」のイベント開催数が増えることが予想されます。さらに、コロナ禍を経て見出した「オンラインイベント」ならではの価値は非常に大きく、今後はリアルイベントだけの開催から、リアルとオンラインのイベントを並行して開催する「ハイブリッドイベント」がイベントの成果を上げるスタンダードな開催手法になりつつあります。本記事ではハイブリッドイベントの開催を予定されている・検討している方々の参考となるような事例をご紹介し、具体的な成果までを公開しております。少しでも皆様のご参考になれば幸いです。

リアルとオンラインの価値とは

イベント開催にあたり、リアルのイベント会場とオンラインのイベント会場をどちらも用意するイベントのことを「ハイブリッドイベント」と呼びます。リアルとオンラインの会場をどちらも用意することで、リアルだけのイベントより多くの参加者を集めることができ、コンテンツの使い分けによって参加者の満足度をさらに高められるとして、関心が高まっています。下記ではオンラインとリアルそれぞれのイベント形態の価値について、来場者・主催者・出展者目線からまとめております。

オンラインイベントの価値とは

■来場者目線
・リアル会場に行かなくてもどこからでもセミナー視聴、展示会参加が可能
・アーカイブ配信している場合、見逃したセミナーは好きな時に視聴が可能
・出展者から声をかけられる事もなく、自分のペースで出展ブースを見ることができ、隙間時間を活用した部分的な参加が可能。

■主催者目線
・集客数が増やせる(地理的な制約を受けなくなる)
・来場者の詳細な行動ログデータが取れる
・コンテンツの再利用が可能
・リアルより会場コストが安く済む

■出展者目線
・出展・協賛コストが安く、多くのリード獲得が可能
・出展ブースのコマ数や位置の制約を受けないため、平等に来場者へ認知可能。
・協賛という形で一度に多くの見込みリードが獲得することが可能。

リアルイベントの価値とは

■来場者目線
・リアル会場ならではの没入感が体験できる
・実際に手で触って体験できる
・人との偶然の出会いや本来の来場目的とは違った良い製品との出会いなど意図しない出来事と遭遇する可能性がある

■主催者目線
・来場者を誘導しやすい
・食や体験コンテンツの充実によって、来場者に長く滞在してもらうことが可能
・参加者と出展者の交流を強めることが可能

■出展者目線
・ブースの大きさやデザインで他の出展者と差別化が可能
・一つ一つのセミナーやセッションを最後まで聞いてもらいやすく、来場者のリアクションを知ることが可能
・実施に対面するため、その場でデモを使った製品説明ができ、オンライン展示よりすぐに商談に発展しやすい

イベント開催に必要な準備や手配

イベント会場の準備

リアルのイベントを開催するための会場の手配として、想定来場者数やコンテンツの企画に合わせて適切な規模感の会場を抑えておく必要があります。会場によっては1年前から会場の予約が必要な人気の会場があったり、お客さんが来場しやすい立地の良い会場など様々です。

リアル会場

■カンファレンス/小・中規模な展示会系のイベント

会場によっては備品で簡易ブースを作るケースもあれば、ブース施工会社に依頼して制作をしてもらうケースもある。
コングレスクエア羽田虎ノ門ヒルズJPタワーAP新橋など(参考:eventosの過去出展経験がある会場)

■大型の展示会系のイベント

東京ビッグサイト、幕張メッセ、インテックス大阪など(参考:eventosの過去出展経験がある会場)

オンライン会場

0からイベントサイトを構築(フルオーダー)
・メリット
欲しい機能とデザインを望み通りに設計・構築できる。
・デメリット
構築まで日数がかかり、開発費用が高い。
外部に委託ではなく自社で構築する場合、サーバーやコーディングの知識がある人材がいないとイベントサイトの公開から運用・変更の手間が大変。

SaaSを利用して構築(パッケージ)
・メリット
デザインと機能がセットで用意されているため、すぐに使うことができ、準備に時間とコストがかからない。
・デメリット
毎回決まったデザインのためマンネリ化しやすく、ブランディングに弱い。
必要な機能がなかった場合は外部ツールと組み合わせて使う必要があり、複数のツールを管理する手間が増える。

イベントプラットフォームで構築(セミオーダー)
・メリット
搭載されている機能から使いたい機能だけを選んで使うことができる。
デザインを自由に変更することができるため、自社のブランディン力を強化できる。
・デメリット
豊富な機能がある分、使いたい機能が少ない場合はコストパフォーマンスが悪くなってしまう。

価格納期簡易性自由度拡張性継続利用
フルオーダー×××
パッケージ×
セミオーダー

その他、イベント開催までに、スポンサー集め(登壇者、協賛者、出展者)、動画配信、事務局対応、集客・広報など様々な準備が必要です。初めてのイベント開催でノウハウがない方や、リソースがなく運営の準備でお困りの方は下記より、弊社のサポート体制をご確認の上ご相談くださいませ。

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ハイブリッドイベントの開催事例

リアルとオンラインでコンテンツボリュームの比率を目的に応じて使い分けることが重要になります。以下、ハイブリッド開催の事例をご紹介いたします。

■リアル80:オンライン20

イベント名:JAPAN PACK 2022

リアルイベントが主体であり、リアルイベントを補足する手段としてオンライン上にWEBサイトを公開。リアルに出展できる企業の数が限られる場合、オンラインで出展社を増やすことがハイブリッド主催の目的であった。また、一部の出展社は主催者のイベントWEBサイトに掲載しているオンライン出展ブースから事前に用意した自社独自のオンライン展示ページへ誘導し、ハイブリッド出展対応していた。

■リアル70:オンライン30

イベント名:SCAJ World Speciality Coffee Conference and Exhibition 2021

リアルイベントのチケット管理の手段として、オンライン上で事前登録・チケット決済を行なったり、リアルイベントで開催されているセミナーは同時にオンライン上でも視聴することができたり、現地に行かなくてもWEBでセミナー視聴が可能な「ウェビナー」としてオンラインを活用したリアルイベント。

■リアル60:オンライン40

イベント名:イベ博DAYS 2021

リアルイベントとオンラインイベントを同時開催した事例。リアル会場でしか体験できないモバイルアプリを活用した回遊施策や、リアル来場者限定のセッションで来場者の満足度を向上させつつ、オンラインEXPOやリアル会場のセッションをオンラインに同時配信、チャット交流などでオンライン参加者同士がコミュニケーションを取れるコンテンツを用意した。イベント当日のセッションはすぐにアーカイブ化され、当日視聴できなかった方々にもご案内できる2次コンテンツとして資産化することができた。

・オンラインEXPO(12/13〜12/24)
・リアルイベント(12/17)
・リアルイベントのセッションアーカイブ配信(12/18〜)

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ハイブリッドイベントが企業にもたらす可能性とは

最近注目を集める『ハイブリッドイベント』ですが、2021年に実施されたMarkeletic社の調査によると、世界中の3000人以上のイベント主催者を対象とした調査では、B2B企業の86%がハイブリッドイベント開催から7ヶ月後までにポジティブなリターンを得ていることが分かったという結果があります。弊社では2021年12月に『イベ博DAYS 2021』というハイブリッドイベントを開催し、その後のリード獲得から商談化までの約3ヶ月間の進捗経過を80ページのイベント開催報告書としてまとめました。その間に2件受注するなど、ポジティブなリターンも実際に得られております。今回はその報告書の内容から一部を抜粋し、ホワイトペーパーとして無料配布させていただきます。実際のリード獲得数や商談見込み金額などの「イベント主催の成果」についても赤裸々に公開しておりますので、今後のハイブリッドイベントの主催ノウハウとしてご参考いただければ幸いです。

ハイブリッドイベントへの成功活用事例はこちら▼