今年、大きなニュースとなった北陸新幹線の金沢−敦賀ルートの開通。
これを記念して開催された「北陸新幹線 金沢－敦賀間 開業試乗会」においてeventosをご活用いただきました。
8000名以上の招待客、著名人や政府関係者を含む要人が参加する「絶対にミスが許されない」重要なイベントで、スムーズな入退場やスマートな来場者管理を実現しました。
イベントDXソリューションの活用
今回の開業試乗会においてどうしても達成したい大きな課題が2つありました。
ひとつは、要人も多く集まるイベントなので招待客が来場したかどうかを確実に把握し、共有したいということ。
もうひとつは、招待客がスムーズに入場できるようにあらかじめ招待状にQRコードを印字して発送し、受付業務の大幅な簡素化を実現すること。
どちらもeventosのベーシックなご利用方法とは少し異なるものでしたが、弊社の担当者がお客様のご要望を完全に叶えるためにeventosというツール単体ではなく、運用方法を含めたソリューションをまとめ上げて提案させていただきました。
データ管理と可視化
イベント当日、来場者の入退場管理や情報更新を効率的に行うために、独自のダッシュボードを開発しました。
ダッシュボードを通して、現場スタッフはリアルタイムで誰が来ているか、来ていないかを把握し、非常に円滑な運営を行えました。
また、来場者が招待状を持参されなかった場合でもこのダッシュボードから名前で検索できる機能を導入し、スムーズな対応を実現しました。
8000パターンのQRコードの自動印刷
招待状にQRコードを印字してあらかじめ参加者に発送することで受付をおこなうことなくダイレクトに入場することはプランとしては実現可能でした。
ただし、8000パターンのユニークなQRコードを発行しそれぞれの招待客に紐づける作業は人力でおこなうにはあまりにも手間が掛かり、また人的ミスのリスクもありました。
そこでここでもDX支援企業であるbravesoftならではの試みとして、テキストコードからQRコードを生成するアプリを独自に開発しました。
これを活用して8000パターンのQRコードを画像ファイルとして作成し、参加者番号に自動的に紐づけていきました。
大量のしかもミスが許されない参加者データをこのようにDXを活用して、大切に確実に扱っていきました。
チームの協力体制と感謝の声
イベントの成功には、お客様と我々を含むチーム全体の連携・協力がなによりも大事です。
現場対応やデータ管理、技術開発など、弊社の各セクションが一丸となってお客様と一緒に本プロジェクトに取り組み、「絶対に失敗できないイベント」を滞りなく成功させることができました。
お客様からは、「社内の試乗会でもeventosを使いたい」というありがたいお言葉を頂戴することも出来ました。
イベント基本情報
クライアント：有限会社エル・アップ
イベント名：北陸新幹線 金沢－敦賀間 開業試乗会
会期：2024年2月3日（土）〜2月4日（日）
