リアルイベント・オンラインイベント関わらず、イベントの成功においては「イベント管理」が上手くできているかが極めて重要となっております。

イベントは開催頻度や規模にもよりますが、多くの関係各社が介在します。イベント主催社が単独で自社のみでイベントを開催するケースはむしろ少ないでしょう。

リアルイベントにおいても、イベント主催社に加えて「会場・施設関係者」がおり、規模が大きければイベント運営を行うスタッフが必要となります(受付・誘導・ヘルプデスクなど)ので、そのような「人材派遣会社」が存在し、その方々の休憩中に食べるお弁当の「宅配業社」、更にはメインイベントにおけるステージやブースの「施工管理会社」、ステージの「照明」「音響」「映像」などを行う会社など…列挙に暇がありませんが、多くの企業、多くの関係者があってイベントは成立します。

そして、これらの関係各社に対しての発注依頼やスケジュールの共有、禁止事項の通達などの「管理」もイベント規模においてはかなり膨大になってしまい、かなりの手間にはなってしまいますが、このイベント管理が上手く出来ないとイベントは破綻してしまいます。

一方、オンラインイベントはどうでしょうか?
考察してみましょう。

オンラインイベントにおけるイベント管理

オンラインイベントにおいては、リアルイベントと比較した際に、イベント管理方法が180度変わりますが、それでも「管理」は必要となります。

リアルイベントと比較すると「オンラインの為、そもそも会場を使用しない」こととなりますので、イベント会場とのやり取りや、その周辺における人員配置なども不要となりますし、イベント設営(受付・誘導・ヘルプデスク)などはオンラインである以上不要となります。
更にはメインイベントの施工や音響、照明なども基本的には不要となります。

以上を比較すると、そのような関係各社との調整などの管理は不要につき、オンラインイベントの方が管理は楽な印象がありますが、オンラインイベントにおいては「ツール」の管理がイベントによっては手間となります。

まずはリアルイベントでいう会場にあたる、WEBサイトの選定です。
イベントプラットフォームを使用するケースもあれば、配信やウェビナーメインのオンラインイベントであればZoomYouTubeなど配信用サービスを使用するケースも存在します。

そしてリアルイベントもオンラインイベントも共通してですが、イベントの参加応募が多くのイベントでは必要となります。有料イベントであればチケットの購入が必要ですし、入場者制限があるイベントであれば参加申込が必要となり、それにあたり会員登録が必要となります。
チケット購入などはぴあe-Plus、イベント申込はPeatixEventRegistなどのツールで行う事が一般的です。

更には、イベントの告知や集客も必要です。
広告を出したり、SNSで展開したり、メルマガを配信したり、イベント用ランディンページを作成したり…
より多くの方に知って頂く為のプロモーションがリアル・オンラインイベント問わず必要となります。

そしてイベント当日は、ウェビナーであれば「配信」、オンライン展示会などであれば「商談」が必要となります。
オンラインイベントにおいては、リアルイベント程の当日運用スタッフが必要ではございませんが、ライブ配信をしっかりと行うのであれば専用の映像配信スタッフ・音声調整スタッフ、何かあった採用のサポート人員が待機している必要がございます。
その上でライブ配信のツールとしては、ZoomYouTubeGoogle Meetなどが多く活用されており、オンライン商談でも同様にZoom、Google Meet、更にはベルフェイスなどがご活用されており。

以上がざっくりとしたオンラインイベントとリアルイベントの対比でございましたが、大きく違うのはツールの有無であり、最低でも「イベント会場(プラットフォーム)」「イベント来場者管理」「イベント集客案内」「イベント当日対応」の4つのツールが必要であり、複数のツールを使いこなす必要がございます。

イベント管理を一元で行えるeventos

オンラインイベントもリアルイベントも「イベント管理」には労力が必要であることが上記より推察されますが、eventosは「イベント管理に必要な機能を一元化」する事で、少しでもイベント運営社様の手間を軽減させたいという願いで2014年8月にリリースされ、リアル・オンライン問わず2,000以上のイベントで導入頂いております。

オンラインイベントやオンライン展示会において必要な工程をeventosでどう管理できるのかを説明致しましょう。

イベント会場(プラットフォーム)

これは言わずもがなですが、eventosというオンラインプラットフォームを活用する事で、オンライン上にイベントWEBページorイベントアプリを展開する事が可能です。

更に嬉しいのが独自ドメインの設定htmlタグウィジェットです。
如何にも定型的なプラットフォームのURLやデザインフォーマットではなく、自由なドメイン、自由なレイアウトでイベントぺーじを作成する事が可能であり、これらはeventosの標準搭載機能となっております。

イベント来場者管理

こちらもeventosの標準搭載機能内に、会員登録機能会員制限閲覧機能eventosチケット機能がございます。
全て自前で、会員情報管理や、有料イベントであればチケットの購入・売上管理をeventosの管理画面で確認できます為、管理の手間やコストを大幅に削減する事が可能となります。

イベント集客案内

こちらは現行のeventosの機能ですと、アクションを行える機能は揃えてはおりませんが、イベントページをSEO対策を意識したランディングページとしてご活用する事も可能であり、購入元や登録元を分析する「流入元分析機能」もございます為、マーケティングに活きた情報の取得が可能となっております。

イベント当日対応

ライブ配信やオンライン商談、ブースチャットなどは全て自前の機能で対応できます為、他ツールとの連携は必要ございません。
ライブ配信はLive!配信」と「かんたんLive!配信」と2種類を使い分ける事ができますし、アーカイブ動画のアップロードや埋め込みも可能となっております。

また、他のイベントプラットフォームとの差別化ができるポイントであり、イベント運営社が嬉しいのは「イベント当日にプロフェッショナルサポート」がオンラインイベントをサポートできる点では無いでしょうか。
ライブ配信などは「一発勝負」が故、途中で配信が途切れたり上手くいかなくなってしまう事は往々におき得ますが、そうした有事の際にも専任スタッフがその場で課題を解決いたします。

最後に

他にも、イベント開催後のアンケートの取得や分析など、イベントを単発で終わらせる事なく「次に繋がる」形としてホットリードリストの取得などもeventosは可能であり、まだ開発中なので詳しく紹介できないのですが、近日予定のアップデートで更にこれらを満たす機能を多く公開致します。

煩雑なイベントの管理は全てeventosで行い、イベント関係者様はイベントそのものの充実にご注力頂ければと思います。

オンラインイベントの管理はeventosにお任せ下さい!