以前のブログで「オンラインイベントにおけるプラットフォーム選定の重要ポイント」と題し、オンラインイベントの概要整理、Must/Better/Wantの整理を行い、その上でプラットフォームを選定する方法を紹介させて頂きましたが、本日紹介する内容はその前段、「オンラインイベントにおける準備に何が必要か？」をご紹介させて頂きます。

オンラインイベントの実施決定

オンラインイベントを開催する理由は「コロナ以前はリアル開催していたイベントの代替作」としての開催が殆どでしょう。

弊社の事例においても、世界最大規模のゲームイベント「東京ゲームショウ」の公式アプリを2016年から担当させて頂き、2017年、2018年、2019年と4年連続でリアルイベントの価値をより向上させる為、イベントアプリを提供して参りました。
そして東京ゲームショウはリアル開催が2020年は難しくなり、オンラインにて方向転換を行い、2020年は初のオンライン開催となった東京ゲームショウでeventosを活用して開催をサポートさせて頂きました。

TOKYO GAME SHOW 2020 ONLINE 導入事例

更には、前回のブログ「ライブ配信活用事例」でも紹介させて頂きました通り、これまでリアルで開催していた学校説明会や、株主総会のリアル開催が難しくオンライン開催に移行しており、これらもまた「リアルイベントの代替案」としてのオンラインイベントの開催決断に至ったケースと言えるでしょう。

しかしながら、リアルイベント開催よりハードルが低いという理由で、試しにオンラインイベントを開催してみるケースもございます。
今回のブログではこうしたケースを掘り下げて考えてみましょう。

オンラインイベント開催に向けた準備の前に

オンラインイベント開催の決定に関しては、シンプルに「やろうとしている企画はオンラインで成立するか？」という点をまずはクリアする必要があります。

イベントにおける「リアル開催」「オンライン開催」の線引きは下記のマトリックスに分類することができます。

例えば「結婚式」などのイベントは、その場の臨場感・空気感が重要となります為、完全にオンライン移行は考えられないでしょう（遠方の方に向けたオンライン開催のようなハイブリッド開催は考えられますが）し、オンラインでの成立は難しいでしょう。

このように「リアルじゃないと価値が出ない」イベントは、オンラインイベントとしての開催は不適ですので、「オンラインでも価値を出せる」形式のイベントであることを第一条件として考えましょう。

オンラインイベント開催に向けた準備

イベント対象が決まれば、オンラインイベント開催に向けた準備を行う事が可能となりますが、ハード面においては、MUSTで必要なものはこちらとなります。

<MUST>
PC

＜WANT＞
ライブ配信用機材（ビデオカメラ・マイク・スイッチャーetc…）

オンラインイベントは最低限PC１台あれば成立します。
その上でライブ配信をしっかり行う必要があれば、「ビデオカメラ」「マイク」「スイッチャー」なども必要となりますが、最低限準備しなければならないものはPCだけとなります。
用意するPCのスペックは高ければ高い程望ましいでしょう。

続いて、ソフト面（必要なWEBサイト）においては下記となります。

＜MUST＞
オンラインイベントプラットフォーム
（若しくはオンラインイベント用WEBサイト）

＜WANT＞
動画配信サービス（Zoom, YouTube etc…）
登録/申し込みフォーム（Peatix、EventRegist etc…）
チケット購入サービス（ぴあ、e-plus etc…）
アンケートサービス（Live!アンケート etc…）
分析・MAツール

最低限、準備が必要なものはイベントプラットフォームですが、
必ずしもプラットフォームである必要はなく、自前で１からオンラインイベント用のWEBサイトを作成すれば代用できなくもないのですが、１から作るには予算や納期、品質保持を考える不経済なのでオンラインプラットフォームを活用するのが定石です。

また、オンラインイベントの形式によっては「動画配信」「申し込み」「チケット購入」「アンケート」などイベントに紐づくツールが必要とされます。
これらのツールは混在してしまい管理が面倒にもなりがちなので、一気通貫で登録から配信、流入分析までを行えるeventosをご活用頂ければスムーズでございます。

^{※ これらは「オンラインイベントの管理をうまく行う方法」の記事にて紹介させて頂いております}

これらの用意・選定がオンラインイベントに必要な準備となります。

最後に

以上の通り、オンラインイベントの準備はシンプルで、非常に簡単です。
ですので事前準備はほぼ無しで開催できる分、ハードルが低いのは利点である一方、ハードルが低い分「リアルイベントでかけていたのと同じ熱量」をかける事ができず、結果として集客がうまくいかないケースも存在します。
（そしてその失敗した開催の場合も、コストがそこまで掛かっていないが故に”反省”をしっかりと行えない点も問題です）

ですので、オンラインイベントは開催準備にかける時間が少なく、省略できる分、集客やマーケディングに時間を多く使うのが良いのではないでしょうか。

それでは次回ブログもお楽しみに！